Wann lohnt sich ein Workshop? Eine Checkliste gegen die Verworkshopisierung

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Jetzt einmal vorneweg: Als alte Design Thinker fühlen wir uns in Workshops natürlich pudelwohl. Frei sprechen, Menschen zusammenbringen, empathisch improvisieren, das ist alles so ein bisschen unsere Ursuppe. Trotzdem beobachten wir in den letzten Jahren einen Trend, bei dem wir nicht ganz mitgehen wollen. Nennen wir ihn die große Verworkshopisierung

In vielen Unternehmen ist eine fast reflexartige Neigung entstanden, aufkommende Themen direkt zu “verworkshoppen”. Die Intention dahinter leuchtet ein: Wenn alle gemeinsam an einer Sache arbeiten, dann hat sie danach auch jede:r verinnerlicht. Stimmt nur leider nicht per se. Denn nicht überall, wo Workshop draufsteht, sind auch Aha-Momente drin. Wie viel am Ende bei den Teilnehmenden hängen bleibt – und ob sich der Aufwand lohnt –, hängt wie immer von verschiedenen Faktoren ab. 

Was spricht gegen einen Workshop?

Zäumen wir das Pferd mal von hinten auf: Was spricht denn eigentlich gegen Workshops? Da wäre zum Beispiel der Preis. Ein Workshop, von erfahrenen Trainer:innen geleitet, ist nicht günstig. Rechnet man die Stundensätze aller Anwesenden zusammen, entsteht unter dem Strich ein Invest, der sich wirklich lohnen muss.

Will ich nur „mal schauen“, „mal sammeln“ oder „mal diskutieren“, ohne dass klar ist, welche Frage das Team beantworten soll? Dann ist ein Workshop vielleicht nicht die beste Wahl. Auch, wenn meine Intention ist, mehrere Personen zu informieren – z.B. über die Ergebnisse der letzten Strategieklausur –, brauche ich dafür in der Regel keinen Workshop. 

Man könnte es auch so ausdrücken: Ein Workshop ist Quatsch, wenn er bedeutet, dass viele Menschen gelangweilt um einen Tisch herum sitzen. Sehen deine Workshops so aus, fehlen wahrscheinlich zwei zentrale Gestaltungselemente: ein Ziel und eine Frage. 

Was ist das Ziel eines Workshops?

Ein klares Ziel ist das wichtigste Kriterium. Ohne es lässt sich kaum beurteilen, ob der Aufwand dem Output Rechnung trägt. Bevor ich einen Workshop durchführen möchte, sollte ich also beantworten können, warum. 

Dafür gibt es viele gute Gründe. Daniela Keizer und Moritz Gekeler, Hosts des Trainings “Professionelle Workshopgestaltung” in der Dark Horse Academy, unterscheiden zwischen fünf Zielmodi:

Explore

Im Zentrum steht die Frage: „Was gibt es da draußen?“ Ziel ist es, Insights und neue Perspektiven zu gewinnen und ein gemeinsames Verständnis für ein Thema oder Problemfeld aufzubauen.

Align

Die Leitfrage lautet: „Wo stehen wir gemeinsam?“ Typische Ergebnisse sind eine geteilte Vision oder ein gemeinsames Verständnis, Team-Alignment und ein stärkeres Commitment (Buy-in).

Decide

Hier geht es um die Frage: „Was werden wir tun?“ Als Outcome entstehen Entscheidungen, Prioritäten, verbindliche Commitments und konkrete nächste Schritte.

Create

Kernfrage ist: „Was könnte es geben?“ Typische Ergebnisse sind Ideen, Konzepte, Prototypen sowie konkrete Lösungen und Designs.

Transform

Im Fokus steht: „Wer wollen wir werden?“ Daraus entstehen veränderte Mindsets, neue Verhaltensweisen, veränderte Beziehungen und insgesamt Teamentwicklung.

Jeder dieser Modi stellt andere Herausforderungen an die Moderation und ihre Toolbox und für jeden gibt es Moderationstechniken, die sich besonders gut eignen.  

Was macht einen guten Workshop aus?

Ein Workshop lohnt sich also, wenn eine Gruppe zusammenkommt, um Inhalte zu erarbeiten, zusammenzufügen oder gemeinsam zu entscheiden. Damit es nicht bei einem bloßen Zusammensitzen bleibt, braucht es eine Leitfrage. Sie setzt den Arbeitsfokus, indem sie vorgibt, was die Gruppe bearbeiten soll. Je klarer das Ziel vorab definiert ist, desto einfacher lässt sich die Leitfrage einfach daraus ableiten. 

Neben der Leitfrage gibt es weitere Gütekriterien, die den Invest eines Workshops rechtfertigen sollten; zum Beispiel die Qualität des gemeinsamen Lernens und die des erlebten Miteinanders. Ein guter Workshop kann dazu führen, dass Menschen mit den unterschiedlichsten Hintergründen gemeinsam neues Wissen aufsaugen, bestehende Haltungen hinterfragen und sich inspiriert fühlen, danach etwas anders zu machen. 

In einem guten Workshop offenbart sich das Prinzip “1+1=3” der Kollaboration. Die Summe der Menschen im Raum erzeugt etwas Größeres als alle Einzelmeinungen zusammen ergäben. Ein Erfolgsindikator dafür sind Aha-Momente: diese Funken in den Köpfen der Teilnehmenden, wenn ein neuer Gedanke Halt findet. 

Checkliste: Lohnt sich ein Workshop? 

Ein gutes Workshop-Erlebnis kann beflügeln, vom inspirierenden Funken bis zum absoluten Flowzustand. Im Hintergrund steckt aber viel Vorbereitung und Denkarbeit. Um auf einen Blick zu sehen, ob sich ein Workshop lohnt oder nicht, hilft diese kleine Checkliste.

Inhaltliche Klarheit

  • Gibt es eine konkrete Frage, die mit dem Team beantwortet werden soll? 
  • Ist klar, was nach dem Workshop anders sein soll als zuvor? 
  • Ist das Thema relevant genug, um die Zeit mehrerer Personen gleichzeitig zu blocken? 

Ergebnisfokus

  • Gibt es ein klares Ziel und ein gewünschtes Ergebnis?
  • Gibt es einen Plan, was mit den Ergebnissen nach dem Workshop passieren soll?

Notwendigkeit von Zusammenarbeit

  • Ist die Frage so formuliert, dass Zusammenarbeit nötig ist, um sie zu beantworten? 
  • Würde Einzelarbeit oder ein kleines Kernteam zu einem besseren Ergebnis führen? 
  • Gibt es einen Raum (physisch oder virtuell), der ermöglicht, dass Beteiligung und Energie entstehen können?

Setup der Teilnehmenden

  • Sind die richtigen Personen im Raum?
  • Ist die Gruppe arbeitsfähig?
  • Haben alle Teilnehmenden ein ausreichendes Mindestverständnis des Themas?

Entscheidungsfähigkeit

  • Können in dem Workshop tatsächlich Entscheidungen getroffen werden?
  • Ist klar, wer Entscheidungen trifft und legitimiert?

Facilitation & Design

  • Gibt es eine klare Dramaturgie anstatt (nur) einer einfachen zeitlichen Agenda?
  • Sind passende Methoden gewählt, die das Ergebnis erreichen können?
  • Ist jemand verantwortlich für die Steuerung des Prozesses?

Hier findet ihr die Liste als PDF zum Download.

Was ist eine Future Organization?

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Wie wir aufhören, in Schönheit zu sterben, während die Welt brennt

Das dominante Narrativ unserer Zeit ist ein ziemlicher Downer: Herausforderungen, steigende Komplexität, Krise als Dauerzustand; am Hebel verrückte Staatenlenker, hier ein Krieg, dort ein Krieg, Artensterben, keinen Zugang zu seltenen Erden, dafür alles auf Rüstung. Erst kam die Globalisierung, dann die Digitalisierung, und jetzt sitzen wir knietief in einer Welt, in der Dependenzen auf unbekannte Variablen treffen.

Angst ist aber ein schlechter Ratgeber, denn sie lähmt. Wenn wir ständig nur von „Instabilität“ und „Unsicherheit“ raunen, bauen wir Mauern, wo wir Brücken schlagen sollten. Während wir also auf Konferenzen über bunte Slides zum Thema Wandel diskutieren, ist aus dem netten Wortspiel VUCA eine ernüchternde Wirklichkeit geworden. Wir dümpeln in chaotischem Wasser, während sich die eigentliche Welle, die kollabierenden Ökosysteme, seit Jahren hinter uns aufbaut.

Die Probleme sind bekannt. Die Lösungsrichtungen auch. Nur ändern will sich einfach nichts, oder zumindest viel zu langsam.

Das Dilemma der Tanker

Warum bewegen wir uns nicht? Es ist ja nicht so, dass niemand verändern will. Aber das Verändern können ist das Problem. Große Organisationen verhalten sich oft wie schwerfällige Tanker im Ozean der Wirtschaft. Sie machen einfach immer das, was sie schon immer getan haben, auch wenn die Eisberge am Horizont immer größer werden. Und das liegt nicht an „bösen Kapitalist*innen“, die uns vernichten wollen. Im Gegenteil: Wir arbeiten jeden Tag mit tollen Menschen zusammen, die dieselben Ideale haben wie wir.

Das Problem sind die Pfadabhängigkeiten. Organisationen optimieren sich innerhalb ihrer bestehenden Rahmenbedingungen zu Tode. Wer seit 50 Jahren Autos mit Verbrennermotoren baut, dessen gesamte DNA, von der Beschaffung bis zur Betriebskantine, ist auf diesen einen Pfad programmiert. Aus diesem Ablauf auszubrechen, erfordert eine Innovationskraft nach außen und eine Veränderungskraft nach innen, die über einen neuen Obstkorb weit hinausgeht.

Wo Future draufsteht, muss auch Zukunft drin sein

Eine Future Organization ist für uns kein geschützter Begriff für hippe Start-ups, sondern ein radikaler Anspruch. Sie muss zwei Kriterien erfüllen, an denen wir jedes Handeln messen:

1. Zukunftsgestaltung (Der Enkelkind-Test): Organisationen verkörpern kollektives Handeln, und kollektives Handeln ist der mächtigste Hebel, den wir haben. Deshalb sollten alle Organisationen unserer Meinung nach dazu beitragen, diese Welt jeden Tag ein bisschen besser zu machen. Bei Dark Horse fragen wir uns konsequent: „Hinterlassen wir durch das, was wir heute tun, unseren Enkelkindern eine lebenswerte Welt?“ Wenn die Antwort „Nein“ oder „Vielleicht, wenn wir beide Augen zudrücken“ lautet, dann müssen wir an unserer Arbeit nochmal feilen.

2. Konsequente Adaptionsfähigkeit (Die Antwort auf die Komplexität): Haltung ist leider nur ein leeres Versprechen, wenn wir nicht danach handeln. Aber da die globalen Wirkzusammenhänge viel zu komplex sind, kann niemand verlässlich sagen, was wir jetzt sofort tun müssen, um die Welt zu retten. Die einzige Lösung: Wir müssen fähig sein, uns permanent anzupassen. Aber Achtung: Nicht im Sinne von „Wir beugen uns jedem Wind“, sondern mit der stetigen Frage im Rücken: „Wie müssen wir uns an die neuen Verhältnisse anpassen, damit wir unser Ziel (die bessere Welt) erreichen?“

Die zwei Muskeln der Organisation: Innovation & Transformation

Wenn wir von Adaptionsfähigkeit sprechen, meinen wir eigentlich zwei sehr unterschiedliche Fähigkeiten, die in den meisten Unternehmen leider strikt getrennt werden:

  • Innovationsfähigkeit (Die Sicht nach außen): Wenn sich Rahmenbedingungen oder die Informationslage ändern, muss das Angebot neu gedacht werden. Das ist die Ebene der Produkte und Dienstleistungen. Wer hier klammert, wird langfristig verlieren.
  • Transformationsfähigkeit (Die Sicht nach innen): Auch das Innenleben muss mitatmen. Das betrifft die Organisationsstrukturen, die Steuerung und die Kultur. Wenn ich außen ein agiles Produkt verkaufe, aber innen noch Stechkarten und zwölf Hierarchiestufen habe, implodiert das System früher oder später.

Die vielleicht wichtigste Beobachtung unserer Arbeit der letzten 15 Jahre: Diese beiden Welten werden oft künstlich getrennt. Da gibt es die „Innovations-Hubs“ in Berlin-Mitte, die fernab vom Mutterschiff an neuen Geschäftsmodellen basteln, und die „HR-Transformations-Teams“, die sich um Kultur kümmern, aber nichts mit dem Produkt zu tun haben dürfen. Das ist Quatsch, denn gerade die Interaktion zwischen innen und außen ist das, was eine Organisation wertvoll macht.

Die Strategie-Lüge und der Mut zur Ungewissheit

Oft stoßen beide Ebenen an die Glasdecke der sogenannten „Strategie“. Strategie wird in vielen Häusern wie ein Relikt aus dem kalten Krieg behandelt: Im Geheimen von einer kleinen Elite ausgearbeitet, bleibt sie im Verborgenen, bis sie endlich „fertig“ ist. Wie diese Strategie dann in der Organisation gelebt werden soll, ist oft weder den Vorständen noch der Belegschaft wirklich klar. Wir nennen das gerne „verkopfte Strategiearbeit“.

Stattdessen braucht eine Future Organization eine Adaptive Strategie. Das ist die Fähigkeit, langfristig eine Richtung zu haben, aber gleichzeitig schnell auf veränderte Bedingungen zu reagieren. Es ist die moderne Dreifaltigkeit des Lebens: Gestaltungskraft + Haltung + Anpassungsfähigkeit.

Wir bei Dark Horse haben unsere eigene Organisation immer als Experimentierfeld verstanden. Als wir 2009 anfingen, gab es für unser Modell – 30 Gründer:innen, keine Chef:innen, totale Partizipation – keine Vorbilder. Wir nannten uns „Dark Horse“, weil der Begriff im Pferderennsport die Außenseiterwette bezeichnet; Ungewissheit pur. Aber wir haben gelernt, dass Ungewissheit kein Bug ist, sondern ein Feature.

Wenn wir heute sagen könnten, was in zwei Jahren genau das Ergebnis unseres Handelns ist, dann wäre es nicht innovativ. Die meisten Organisationen fühlen sich nur dort wohl, wo es „Best Practices“ gibt. Aber in der Zukunft gibt es keine Best Practices, weil noch niemand da war. Eine Future Organization akzeptiert diese Ungewissheit nicht nur, sie nutzt sie als Treibstoff für ihre Entwicklung.

Fazit: Es ist eine Übung, kein Zustand

Eine Future Organization zu sein, ist kein Zertifikat, das man sich an die Wand hängt und dann Feierabend macht. Es ist das, was der schwedische Forscher K. Anders Ericsson „deliberate practice“ nennt: bewusstes Üben, Iterieren und Lernen aus jedem Fehler.

Wir brauchen Organisationen, die mutig genug sind, ihre eigenen Pfadabhängigkeiten zu hinterfragen und sich in etwas Besseres zu verwandeln: kontinuierlich, radikal und mit dem Ziel einer lebenswerten Zukunft. Denn am Ende des Tages ist die Wirtschaft kein Selbstzweck, sondern ein Netzwerk, das uns ein gutes Leben ermöglichen sollte, ohne den Planeten zu fressen.

Packen wir es an. Die Welle hinter uns wartet nicht.

„System-Personas“: Komplexe Zusammenhänge durch Storytelling greifbar machen

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Ein Gastbeitrag von Fabian Gampp

TL;DR: System Maps machen Komplexität sichtbar, können aber beim ersten Blick auch überfordern. System-Personas sind menschenzentrierte Einstiegspunkte in die Karte: Sie repräsentieren zentrale Akteursgruppen und helfen, die Geschichte des Systems schneller zu verstehen, ohne die systemische Logik aus den Augen zu verlieren.

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Der NUDAFA Case: Interkommunale Zusammenarbeit stärken durch Systemic Design

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Vier Kommunen und ein Projekt, das größer ist, als die Summe seiner Teile: Östlich von Berlin, in der Dahme-Seenland-Region, soll ein Radverkehrsnetz entstehen, das vier verschiedene Gemeinden durch Radwege miteinander verbindet. Dafür wurde das NUDAFA-Reallabor für interkommunale Radverkehrsförderung ins Leben gerufen. Bestehend aus den Verwaltungen der teilnehmenden Kommunen und wissenschaftlicher Hilfe aus der TU Berlin und der TH Wildau arbeitet und forscht der Verbund an der Frage, wie so eine flächendeckende Infrastruktur für Radfahrende gelingen kann. 

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Versinkt die Welt im Chaos? Warum wir Strategie in Zukunft völlig neu denken müssen

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TL;DR: Die globale Wirtschaftsordnung wird ungemütlich: Die Rohstoffe werden knapp und schwächelnde Systeme retten sich, indem sie andere schwächen. Dabei können wir uns auf alte Gewissheiten und Allianzen nicht mehr verlassen. Diese neuen Rahmenbedinungen ändern radikal die Weise, wie wir in Zukunft arbeiten müssen. Überleben werden schlanke Organisationen, die Strategie als tägliche Praxis begreifen und konsequent Wartungsballast abbauen.

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Wir brauchen mehr Räume, um Zukunft zu entwerfen

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tldr: Eine funktionierende Demokratie ist nicht nur das Herzstück unserer individuellen Freiheit. Sie ist auch der einzige Rahmen, innerhalb dessen wir gemeinsam an einer besseren Zukunft arbeiten können. Deshalb brauchen sowohl unsere Demokratie als auch unsere Zukunft gerade jetzt einen handlungsfähigen Staat. Der entsteht aber nicht über Nacht, sondern will erst erdacht, dann erbaut werden. Deshalb schauen wir heute gleichermaßen auf die Zukunft der Verwaltung und die Parlamente der Zukunft. 

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Methoden-Check: Foundation Sprint, Design Sprint und das Hexagon

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Kürzlich ist das neue Buch “Click – How to make what people want” von Jake Knapp erschienen. Der Besteller-Autor von “Sprint – Solve big problems and test new ideas in just 5 days” (dem Buch, das den Design Sprint populär gemacht hat) legt damit ca. acht Jahre später ein neues Werk vor. Da sind wir natürlich super gespannt, was es da zu lesen gibt. Hier meine Einschätzung.

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