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Wie wir mit Meetings den Wandel gestalten können

tl;dr Wie können wir Meetings nutzen, um mehr Beteiligung und Eigenverantwortung zu fördern?

Noch tiefer in das Thema New Leadership einsteigen?

Dieser Artikel ist Teil des New Leadership Handbuchs, einer Übersicht über alle wichtigen Themen rund um New Leadership.

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Meetings sind für mich….

Wenn wir die Teilnehmer:innen unserer Workshops diesen Satz vervollständigen lassen, hören wir nicht selten Dinge wie „in der Regel Zeitverschwendung“, „ein lästiges Übel“, „meistens ineffizient und nicht zielführend“ und gelegentlich „der schlimmste Teil meiner Arbeit“.

„Tod durch Meeting“ heißt dann sinnigerweise auch Patrick Lencionis Klassiker zum Thema.

Führungskräfte leiden besonders unter schlechten Meetings

Dabei leiden Führungskräfte überproportional häufig an schlechten Meetings, da Besprechungen bei ihnen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit ausmachen. Bereits 2005 stellte das Handelsblatt fest, dass unter 800 befragten leitenden Angestellten 61% Meetings als unproduktiv und/oder überflüssig bewerteten.

Bedenkt man, dass Führungskräfte im Schnitt 45-50% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen, werden die Dimensionen dieser Verschwendung von wirtschaftlichen Ressourcen und persönlicher Lebenszeit schnell deutlich.

Meeting-Sabotage

Bei unseren Recherchen sind wir schon vor einiger Zeit auf ein Handbuch der CIA aus den Zeiten des Kalten Kriegs gestoßen. Under Cover-Agenten erhalten hier Tipps für die wirkungsvolle Zersetzung der Feindesmoral durch die Sabotage von Meetings.

Die hier nachzulesenden Strategien (bloß nichts entscheiden, lange Reden halten, endlos über die richtige Formulierung diskutieren) lesen sich dabei wie die Beschreibung des Meeting-Alltags in vielen unserer Organisationen.

No Meeting als Lösung?

Was also tun? Meetings am besten gleich abschaffen oder nur dann zulassen, wenn bereits alle Möglichkeiten der asynchronen Kommunikation ausgeschöpft sind, wie bei dem Collaboration Software-Anbieter Basecamp?

Nicht unbedingt. Wir bekommen auf unsere Frage nach der Bedeutung von Meetings nämlich auch ganz andere Antworten, nämlich: „Meetings sind für mich Gelegenheiten, mich mit meinem Team weiterentwickeln“ oder „in Meetings leben wir Zusammenarbeit“

Anstatt Meetings zu verteufeln, kann New Leadership diese als Gelegenheit nutzen, um Veränderungen hin zu einer neuen Arbeitskultur mit mehr Empowerment und Selbstorganisation für Mitarbeiter:innen anzustoßen. Wie kann das gehen? Dazu möchten wir euch im Folgenden ein paar Anregungen geben.

Neun Gebote für bessere Meetings

Als Gegenmaßnahme gegen die Meeting-Saboteure in uns und unseren Kollegen haben wir einmal neun Gebote für gute Meetings zusammengestellt

1. Ziele werden vorab bestimmt und kommuniziert.

Nur wenn vorab klar ist, zu welchen Ziel ein Meeting dient, können sich alle Beteiligten darauf vorbereiten und zu einem guten Ergebnis beitragen. Dazu gehört auch eine Definition, wie genau denn das Ergebnis aussehen soll.

Geht es um eine Entscheidung oder erst einmal nur um Feedback zu einer Idee oder sollen die Teilnehmer:innen über bereits getroffene Entscheidungen informiert werden? Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber gerade bei regelmäßigen Meetings kann das Warum der Zusammenkunft schon einmal abhanden kommen. 

2. Ohne Beitrag keine Teilnahme

Hier haben wir uns bei Elon Musk bedient. Wer keinen Beitrag zu einem Meeting leisten kann, sollte auch nicht daran teilnehmen bzw. darf das Meeting verlassen, wenn bei den folgenden Punkten kein Beitrag mehr zu erwarten ist.

Wie oft habt ihr schon in Meetings gesessen und euch gefragt, warum ihr eigentlich dabei seid? Durch diese Regel wird sichergestellt, dass ihr eure Zeit nicht mehr mit Themen verschwendet, mit denen ihr nichts zu tun habt.

3. Alle werden gehört

Dieser Grundsatz folgt aus dem vorherigen. Wenn alle Anwesenden einen Beitrag leisten sollen, möchten wir diesen auch hören. Um auch Wissen und Expertise von eher introvertierten Teilnehmer:innen abzurufen, kann es hier hilfreich sein, alle nacheinander in einer Runde kurz nach ihrer Perspektive zu fragen. 

4. Gesten als Short-Cut

Es ist schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem – Damit in den Runden nicht jeder noch mal die Worte seiner Vorredner:innen wiederholt, nutzen wir Gesten, um unsere Zustimmung zu signalisieren. Das kann z.B. der „Daumen hoch“ sein. Wir bei Dark Horse wedeln mit der Hand kurz über unserem Kopf. Das sieht lustig aus, bleibt aber aufgrund des hohen Wiedererkennungswerts auf jeden Fall im Gedächtnis.

5. Klare Moderation

Vielleicht die wichtigste Rolle im Meeting hat die Moderation. Sie übernimmt es, die Beteiligten an verabredete Regeln zu erinnern, sorgt für einen stringenten Ablauf und dafür, dass alle ausreichend gehört werden. In den meisten Fällen reicht es, wenn sich unter den Teilnehmer:innen eine Person findet, die diese Aufgabe übernimmt.

Bei sehr engagierten Diskussionen kann es hier schon mal zu einem Rollenkonflikt kommen. In diesen Fällen empfiehlt sich die Zuhilfenahme einer externen Moderation.

6. Meetings haben eine feste Struktur

Meetings sollten immer mit einem kurzen Check-In aller Teilnehmer:innen beginnen. Eine kurze Antwort auf die Frage „Wie geht es mir gerade?“ hilft allen sich zu fokussieren und zeigt, dass wir nicht als Maschinen, sondern als Menschen zusammenkommen.

Die eigentlichen Punkte auf der Tagesordnung sortieren wir nach Zielsetzung, z.B. Entscheidung, Feedback oder Information und Wichtigkeit. Meistens bearbeiten wir dabei Entscheidungen zuerst, weil uns dies hilft, bottle-necks zu vermeiden und im Anschluss weiterzuarbeiten.

Damit wir uns bei unseren Meetings stetig verbessern können, enden wir immer mit einer kurzen Retro und der Frage, was diesmal gut gelaufen ist und was wir beim nächsten Mal anders machen wollen. 

7. Zeiten werden eingehalten

Den Einsatz eines analogenTimers oder des digitalen kostenlosen Team Timer kennen viele schon aus der agilen Arbeit. Wir nutzen Time Boxes auch in Meetings, um uns selbst zu disziplinieren und Diskussionen nicht ausufern zu lassen.

Zusammen mit Maßgabe, dass alle gehört werden müssen, wirkt dies Wunder. Wenn wir wissen, dass wir als Gruppe nur noch 10 Minuten Zeit haben, um uns über einen Punkt auszutauschen, fassen sich auch Vielredner kurz, damit alle dran kommen — im Zweifelsfall sorgt der soziale Druck dafür 😉

8. Ergebnisse werden gesichert

„Was hatten wir hier nochmal gesagt?“ Wenn die Ergebnisse insbesondere von Entscheidungen nicht dokumentiert werden, führt das häufig dazu, dass im Nachhinein jede:r ihre und seine eigene Auslegung der beschlossenen Dinge hat.

Wer endlose Debatten über alternative Fakten vermeiden möchte, sichert am Ende eines Treffens kurz die Ergebnisse, d.h. Entscheidungen werden in der Beschlussform aufgeschrieben und als E-Mail versendet.

Wenn es schnell gehen muss, reicht auch schon mal ein Foto. In jedem Fall sollten aber alle wesentlichen Informationen festgehalten werden, damit es am Ende einen nicht zu großen Spielraum für Interpretationen gibt.

9. Let’s humanize and socialize!

Das letzte Gebot ist vielleicht das Wichtigste. Schließlich kommen wir in Meetings auch zusammen, um uns als Menschen zu erleben und unsere sozialen Bedürfnisse zu erfüllen. Das passiert meist sowieso in Form von Small-Talk an der Kaffeemaschine oder den auf dem Flur geteilten Erlebnissen vom Wochenende.

Dysfunktional wird dies, wenn getuschelte Privatgespräche während der Diskussion um wichtige Entscheidungen geführt werden (manche haben diese Gewohnheit offenbar noch aus der Schulzeit gerettet) oder sich der Wunsch, von der Runde anerkannt und gesehen zu werden, in endlosen Selbstdarstellungen niederschlägt. 

Wenn wir allen Raum geben, auch mal von Höhe- und Tiefpunkten in der aktuellen Arbeit zu berichten, schafft ein kleines bisschen Selbstkundgabe an dieser Stelle Vertrauen und Nahbarkeit.

Hier geht es nicht um Seelen-Striptease. Einfache Fragen wie „Was hat in der letzten Woche genervt und worüber hast du dich gefreut?“ geben allen die Möglichkeit, Ärger und Erfolge direkt anzusprechen und ermöglich dann auch eine sachorientierte Diskussion der anderen Themen auf der Agenda.

Mit Meetings Standards für die Zusammenarbeit setzen

Zielführende und effiziente Meetings nützen allen Beteiligten. Die Art und Weise wie sie gestaltet werden, setzen aber auch Standards für die Zusammenarbeit. Grundsätze wie ein Beitrag als Voraussetzung für die Teilnahme oder das gemeinsame Einhalten der Time Boxes geben allen Teilnehmer:innen eine aktive Rolle und Verantwortung für das Gelingen des Meetings. 

Wie auch bei allen anderen New Leadership-Maßnahmen wirken Führungskräfte hier am besten, wenn sie als Modell vorangehen und die Verhaltensweisen vorleben, die sie sich von ihren Mitarbeiter:innen wünschen, z.B. indem sie als erste über ihre aktuellen Hoch- und Tiefpunkte sprechen oder sich im Zweifelsfall auch durch die Uhr in ihren ansonsten völlig genialen Redeflüssen bremsen lassen.

Noch mehr Empowerment für das eigene Team und gemeinsam getragene Verantwortung lässt sich herstellen, wenn für wichtige Entscheidungen partizipative Verfahren wie der Konsent gewählt werden. Wie dies funktioniert, könnt ihr hier nachlesen.

Noch tiefer in das Thema New Leadership einsteigen?

Dieser Artikel ist Teil des New Leadership Handbuchs, einer Übersicht über alle wichtigen Themen rund um New Leadership.

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