New Work – Eine Zukunft ohne Büro?

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Workspace Design | New Work

tl;dr Werden wir in Zukunft noch Büros brauchen oder nicht? Diese Frage wird im Zusammenhang mit den Veränderungen um Covid-19 neu verhandelt. Aus meiner Sicht verstellt diese Frage eine wesentliche Perspektive, nämlich wie arbeiten wir grundsätzlich erfolgreich zusammen. Dabei möchte ich den Begriff erfolgreich, über das wirtschaftliche hinaus erweitern. Wie kann unsere gemeinsame Arbeit produktiv, zufriedenstellend, wertschätzend und wertschaffend sein?

Was uns die Pandemie aktuell sehr wohl vor Augen hält, ist die Gewissheit, dass wir uns in unserer Zeit mit Aufgaben auseinandersetzen müssen, in der Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (kurz V.U.C.A.) steigen.

Meine Annahmen:

Die Unternehmen, die keine Probleme mit der Umstellung auf Homeoffice haben und ihre Arbeitsweise sowohl analog als auch digital durchführen können, sind jene, die schon im Vorfeld ein Organisationsmodell eingesetzt haben, welches klare Rollen, Strukturen und Prozesse für die Zusammenarbeit miteinbezieht.

Fokussieren auf das Wesentliche 

Es bringt langfristig wenig, eine Bürovariante und eine Home-Office-Variante des Arbeitens zu entwickeln, sondern man muss den Blick aufs große Ganze richten. Es geht um die Befähigung der Mitarbeiter*innen innerhalb eines klaren Rahmens entscheidungsfähig zu sein und Wissen innerhalb einer Organisation zu teilen und zu nutzen. Nicht um die Frage wie arbeiten wir im Büro und wie arbeiten wir zu Hause, sondern wie können wir grundsätzlich erfolgreich arbeiten.

Bürovariante Homeoffice als Wandbild.

Gerade IT-Unternehmen haben durch agile Arbeitsweisen in der Vergangenheit gezeigt wie dies gelingen kann. Natürlich geht es hierbei vordergründig um den Bereich der Wissensarbeit. Dieser macht mit über 68 % einen signifikanten Teil unserer Arbeitswelt aus. In Zukunft wird dieser Anteil noch steigen. 

Bei seinem Vortrag auf dem Vitra Summit 2020 und in seinem Artikel in der NYT behandelt der IT-Professor und Autor im Bereich fokussiertes Arbeiten Cal Newport die Geschichte der Remote-Arbeit. Laut seiner Recherche sind es eben genau die IT-Unternehmen, die unabhängig von schon lange vor der Pandemie Modelle der Zusammenarbeit brauchten, die ergebnisoffen, lösungsorientiert, anpassungsfähig und kollaborationsgetrieben sind.

Agile Methoden meinen nicht Dinge schneller und weniger gründlich durchzuführen, sondern sich darüber bewusst zu sein, dass Kollaboration und Entscheidungsfindung innerhalb ergebnisoffener Themen, Hauptbestandteile im Arbeitsprozess sind. In agilen Methoden gibt es eine Klarheit für alle Beteiligten, wie und wann Aufgaben identifiziert, verteilt, erarbeitet und evaluiert werden.

Software development is one of the few knowledge industries to have had success with remote work, in part because its programmers and managers have deployed an unusually systematic approach to organizing their efforts. Software firms often employ “agile” project-management methods: elaborate systems, punctuated by “standup” meetings and coding “sprints,” which help them track and assign tasks without overloading individuals or creating unnecessary interruptions or redundancies.
The New York Times: Cal Newport — Why Remote Work Is So Hard — and How It Can Be Fixed

Pandemie als Prüfstein

Man könnte also auch sagen, wenn vermehrt Probleme der Zusammenarbeit während des Home-Office auftreten, gibt es grundsätzlich Bedarf, die Art der Zusammenarbeit zu reformieren. Um Missverständnissen vorzubeugen: Zusammenarbeit kann auch heißen, dass eine Person eine wichtige Aufgabe innerhalb eines Bereichs selbständig, also alleine erfüllt. Denn da alle Aufgaben eines Unternehmens voneinander abhängig sind, werden hier auch diese Aufgaben dem Begriff der Zusammenarbeit untergeordnet.

Egal ob Home-Office oder Büro, es geht darum Menschen zu befähigen produktiv miteinander zu arbeiten, Ressourcen effektiv zu nutzen und Gesundheit und Wohlbefinden aller zu gewährleisten. Digitale Tools und eine dafür ausgestattete Bürofläche können hier helfen, ein Grundkonzept der Zusammenarbeit zu verbessern. Dieses Grundkonzept oder Operating Model ist Grundlage für die Auswahl der richtigen Tools, deren Nutzung und der Gestaltung einer Büroumgebung.

Beispiel Stand-Up Meeting:
Es gibt kleine Beispiele, die veranschaulichen, wie anstelle von Hierarchie oder Weisungsgebundenheit klare Strukturen & Prozesse die Entscheidungsfindung vereinfachen und beschleunigen können. Bei vielen agilen Unternehmen ist ein morgendliches Stand-up Meeting von fünf bis 15 Minuten Routine.

Hier geht es in erster Linie darum, operative Reibungsverluste zu minimieren und einander kurz ein Update über bevorstehende Aufgaben und Tätigkeiten zu geben. In diesen wenigen Minuten am Morgen wird Transparenz geschaffen, werden Synergien gebildet und Blockaden aus dem Weg geräumt und eine Synchronität im Team hergestellt. 

Daily Stand-up Meeting - physisch und virtuell

Ist so ein Meeting morgens Routine, funktioniert es in einem Raum genauso wie in einer virtuellen Konferenz. Dieses Format, der Ablauf und die Rollen der Beteiligten sind im ersten Schritt wichtiger als der Raum. Natürlich kann man in einem Bürogebäude für ein agiles Unternehmen ideale Voraussetzungen für Daily Stand-ups schaffen, aber der Raum unterstützt eine Kultur und schafft sie nicht.

Was heißt das für das Büro der Zukunft?

Wir sollten uns an dieser Stelle die grundsätzliche Frage stellen: Wie können wir unser gemeinsames Arbeiten verbessern? Also wie können wir uns den neuen Aufgaben unserer Arbeitswelt stellen.

Dafür sind Rollen, Strukturen, und Transformationsprozesse die zentralen Veränderungen. Sind auf diesen Ebenen Ziele definiert oder Veränderungen angestoßen, können dafür die passenden Bürokonzepte entwickelt werden, die dieser Arbeit bestmöglich gerecht werden.

Erste Studien und Überlegungen lassen annehmen, dass die Bedeutung der Bereiche rund um Kollaboration, Kreativität, Netzwerk und sozialer Austausch im Büro der Zukunft zunehmen werden. Der klassische Arbeitsplatz wird sich jedoch ebenfalls durchaus verändern, da sich die Nutzung des Home-Office für konzentrierte Arbeit und für remote Teamarbeit erhöhen wird.

Der fehlende persönliche Austausch ist andererseits der meistgenannte Nachteil des Homeoffice-Daseins. Mehr als die Hälfte (55 Prozent) beklagt laut Umfrage weniger Kontakt mit Kollegen. Für jeden Fünften ist es auch ein Problem, weniger Kontakt mit Vorgesetzten zu haben. Als weitere Nachteile nennen die Befragten Schwierigkeiten, das Privatleben vom Job abzugrenzen, schlechtere Arbeitsbedingungen als im Büro und das Gefühl, von wichtigen Informationen abgeschnitten zu sein.

Stuttgarter Zeitung: Mehr als zehn Millionen Deutsche sind im Homeoffice

Nicht nur das Büro selbst, sondern auch der Arbeitsweg ist ein psychologischer wichtiger Helfer. Da wir in den Zwischenräumen zwischen beruflichem und privatem ICH wechseln und uns gedanklich auf die neuen Aufgaben einstellen können. ( Dies gilt nicht für Pendler mit langen Arbeitswegen, lange Wege stellen wiederum oft eine psychologische Belastung dar, wie dieser Artikel im Bayrischen Rundfunk kurz vor der Pandemie beschreibt.)

The Good in HomeOffice

Das Home-Office ist eine fantastische Ergänzung zur Arbeit im Büro. Die Flexibilität für Arbeitnehmer*innen steigt, für Pendler*innen sinken Belastungen des täglichen Arbeitsweges. Gerade in Bürokonzepten, die auf Kommunikation und Vernetzung ausgelegt sind, bietet das Home-Office in vielen Fällen einen Rückzugsort für eine Arbeitsweise, die hohe Konzentration erfordert.

Für einige Menschen ist sogar das Arbeiten ausschließlich im Home-Office ideal. In der Regel ist in diesem Fall jedoch auch ein speziell auf die Bedürfnisse zugeschnittenes Arbeitszimmer vorhanden.

The Evil in HomeOffice

Das Home-Office birgt in der derzeitigen Ausprägung auch Gefahren, derer wir uns als Arbeitgeber*innen und -nehmer*innen bewusst sein sollten. Arbeitsschutz, Arbeitsstätten-Richtlinien, Betriebsrat und technische Standards sind Bausteine einer gewissen Demokratisierung des Arbeitsplatzes.

So gibt es zwar Unterschiede in Bürogrößen und Ausstattungen, allerdings ist unabhängig von der privaten Situation ein vollwertiger Arbeitsplatz gewährleistet. Meetingräume, Drucker, Teeküche, Schreibtisch und technische Ausstattung sind für alle Mitarbeiter*innen gegeben. Die Mitarbeiter*innen haben ein Anrecht auf einen Arbeitsplatz mit einem definierten Standard.

Wenn wir uns dem Home-Office nicht aus der Arbeitgeber*innen Sicht nähern, schaffen wir einen Trend der Liberalisierung. Jedem und jeder Mitarbeiter*in ist es so selbst überlassen, zu Hause arbeitsfähig zu sein. Unabhängig davon, ob Platz, Beleuchtung, Ausstattung, Lautstärke, Klima etc. ein gesundes Arbeiten überhaupt auf lange Sicht möglich machen.

Dazu kommt das Wegfallen wichtiger Zwischenräume, das Flurgespräch, das gemeinsame Kaffeetrinken mit Kolleg*innen, soziales Miteinander. Diese Zwischenräume (Im Podcast mit der belgischen Psychotherapeuten Esther Perel, wird auch die emotionale Seite des Arbeitens angesprochen) können als Puffer dienen, um Stress abzubauen, Kollegialität zu erleben, Wissen auszutauschen und einen Abstand zu privaten Aufgaben zu schaffen.

HomeOffice aktiv gestalten:

Aus meiner Perspektive sollten wir den Arbeitsplatz Home-Office auch wörtlich als Arbeitsplatz begreifen und als Unternehmen für unserer Mitarbeiter*innen gestalten. Da sich das Arbeiten durch Home-Office ins Private zurückzieht, können wir nur schwer Ungleichheit und Ungerechtigkeiten erkennen, die auf lange Sicht schaden können.

In Städten, wie Berlin, München, Frankfurt und Co., in denen die Mieten rasant steigen, wird auch der Platz zum Arbeiten wahrscheinlich eher im Schlafzimmer oder in der Küche, als im dafür ausgestatteten Arbeitszimmer sein.

Das müssen wir verstehen, wenn wir verstärkt über Arbeiten im Home-Office nachdenken. Regelmäßige Evaluation und Austausch mit den Mitarbeiter*innen ist hier also notwendig und trägt dazu bei, Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten.

Eine Zukunft ohne Büro?

Ich denke nein, für uns werden auch zukünftig Büros und Bürogebäude mehr sein als ein Ort mit Schreibtisch um seine Arbeit zu verrichten, es sind Orte des Sozialen, des Austausches, kreativer Teamarbeit, gemeinsamer und spürbarer Produktivität und Orte der Anerkennung.

Das heißt, wir müssen die Art wie wir gemeinsam arbeiten über Covid-19 hinaus ändern. Für diese Veränderung werden wir passende Umgebungen brauchen. Das Home-Office wird ein Ort sein, den wir hinzugewonnen haben.

Es ist aber auch an der Zeit, unsere Arbeitsorte zu hinterfragen und an neue Arbeitsweisen anzupassen. Die digitalen Tools, die uns in unserem virtuellen Arbeiten unterstützen, versuchen oft im Kern das Analoge zu imitieren, allein darin kann man auch eine Bestätigung physischer Orte ablesen.

So wird zum Beispiel mit Zoom, Meet und Co. Treffen von Angesicht zu Angesicht abgebildet, ohne sich jedoch in die Augen gucken zu können. Mit Mural, Miro und Co. haben wir digitale Whiteboards, weil eine visuelle Art der Zusammenarbeit mit Zettel und Stift uns viele Barrieren der Zusammenarbeit abnimmt.

Es gibt schon lange kollaborative Tools für das Erstellen und von Tabellen, Präsentationen und Textdokumenten, trotzdem gibt es das Bedürfniss, zusammen vor einer großen beschreibbaren Wand mit bunten Zetteln zu stehen und zu arbeiten. 

Zusammenarbeit: Office und Homeoffice

Es wird in den nächsten Jahren darum gehen, Technologie und Raum zu einer neuen Einheit zu denken, die auch virtuelle Räume beinhaltet, aber der idealen Zusammenarbeit in allen Dimensionen untergeordnet ist.

Wir brauchen also neue Bürokonzepte, aber nicht zum Selbstzweck. Wir brauchen keine Kicker und Tischtennisplatten, damit sie auf Fotos gut aussehen, Mitarbeiter*innen sich aber nicht trauen, diese in Ihrer Arbeitszeit zu nutzen. Keine offenen Begegnungszonen mit Sofas und Stehtischen, wenn eine Kultur des Misstrauens herrscht.

Stattdessen sollte die Zusammenarbeit in den Fokus rücken und damit gehen Produktivität, Wirksamkeit, Gesundheit und das Erreichen unternehmerischer Ziele einher. Es wird darum gehen eine Synergie zwischen einer Bürofläche, dem Home-Office und den passenden digitalen Tools herauszuarbeiten und zu gestalten.

Diese Infrastruktur soll unser gemeinsames Arbeiten bestmöglich unterstützen und aufeinander abgestimmt sein. Die Gestaltung eines Zusammenspiels der räumlichen und digitalen Angebote wird in der Gesamtheit ein neues Bürokonzept hervorbringen.

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