Strategic Workspaces: Passt dein Arbeitsraum zur Corporate Strategy?

8 min read

Der Arbeitsraum ist weit mehr als nur eine physische Umgebung – er ist ein strategisches Instrument, das tiefgreifende Veränderungen in einer Organisation anstoßen kann. Indem Unternehmen ihre Arbeitsräume gezielt gestalten und Interventionen mit Bedacht einsetzen, können sie nicht nur die Effizienz und Zusammenarbeit steigern, sondern auch die gesamte Unternehmenskultur positiv beeinflussen.

In diesem Artikel gehen wir folgenden Fragen auf den Grund: Welche Trends sind für eine zukunftsfähige Arbeitskultur wirklich relevant? Und wie können wir durch kluge Raumgestaltung strategische Vorteile schaffen, die langfristig funktionieren?

Unser erstes Raumprojekt: Eine zufällige Intervention mit nachhaltigem Effekt

Im Jahr 2014 haben wir – fast aus Versehen – unser erstes Raumprojekt gestartet. Eigentlich war unsere Aufgabe, unseren Kunden dabei zu unterstützen, sein Geschäftsmodell neu zu erfinden. Diesen Prozess haben wir partizipativ gestaltet und schnell erkannt, dass dafür geeignete Räume nötig waren, in denen die Mitarbeitenden des Kunden gemeinsam mit uns arbeiten konnten.

Zu diesem Zweck haben wir einen kompakten „War-Room“ eingerichtet: einfache, flexible Möbel von IKEA, unsere eigenen Whiteboards und andere bewährte Tools. Statt teurer Gewerberäume nutzten wir eine Mietwohnung, die genau die informelle, flexible Atmosphäre bot, die für unsere Arbeit ideal war. In diesem Setting lernten die Mitarbeitenden unseres Kunden, wie man partizipativ, agil und in kleinen Teams schnelle Ergebnisse erzielt.

Die Wirkung dieser Intervention hat uns überrascht. Die Mitarbeitenden begannen, die Räume auch ohne uns zu nutzen – sie trafen sich in ihren eigenen Linien-Teams, um Ideen zu entwickeln und Projekte umzusetzen. Was als praktisches Setting für unser Projekt begann, wurde zur Keimzelle für eine nachhaltige Kulturveränderung im Unternehmen. Nicht nur wurden neue Geschäftsmodelle angestoßen, sondern es entstand ein kollektives Gefühl von Aufbruch und Veränderung.

Der erste Schritt: Partizipation und Nutzerzentrierung ermöglichen

Die strategische Wirkung dieses ersten Projekts war zunächst eher implizit – und in ihrer Tragweite selbst uns nicht vollständig bewusst. Während das Unternehmen von unserer „zufälligen“ Raumgestaltung profitierte, dachten wir, der Zug würde in eine andere Richtung fahren: hin zu einer partizipativen, nutzerzentrierten Raumgestaltung. Die Idee, Arbeitsräume gemeinsam mit den Nutzer*innen und innerhalb gegebener Rahmenbedingungen zu entwickeln, inspirierte uns schließlich zur Gründung von Dark Horse Workspaces.

Unser Ziel war und ist es, Mitarbeitende zu befähigen, ihre Arbeitsumgebung selbst aktiv zu gestalten. Dafür war eine Reihe von Tools nötig, die diesen Job unterstützen. Neben der Standardisierung und Entwicklung visueller Hilfsmittel entstanden praktische Werkzeuge, wie zum Beispiel das Tagebuch zur Erfassung der tatsächlichen Arbeitsmodi oder eine umfassende Tool-Box für verschiedene Arbeitsweisen. So wurden Raumkonzepte entwickelt, die sich flexibel an die Bedürfnisse der Teams anpassen lassen.

Mehr über diese Methoden und die Templates findet ihr hier: Dark Horse Workspaces.


New Workspace Playbook. Das Buch zu den Methoden gibt es hier

Strategischer Wandel: Von schönen Räumen zu strategischen Räumen

Wir sind natürlich stolz darauf, dass uns die Branche in diesem Wandel gefolgt ist und freuen uns über die Zahl an verkauften Tools und Konzepten. Heute, viele Projekte später, sehen wir jedoch: Oft werden Räume noch immer entweder nur ästhetisch gestaltet oder dienen vor allem repräsentativen Zwecken. Selten wird der Raum als strategisches Element betrachtet. (Kein Diss an unsere Kund*innen – leider wird Raumgestaltung in Organisationen oft stiefmütterlich behandelt und kaum in strategische Überlegungen eingebunden.)

Unser Ziel ist es daher, den strategischen Nutzen von Arbeitsräumen stärker in Organisationen zu verankern. In unseren aktuellen Projekten liegt der Fokus darauf, einen echten strategischen Match zu schaffen: Räume, die nicht nur schön sind, sondern vor allem funktional und auf die langfristigen Ziele der Organisation ausgerichtet. Indem wir Arbeitsumgebungen entwickeln, die zur Unternehmenskultur, den Arbeitsprozessen und den individuellen Bedürfnissen passen, tragen wir dazu bei, dass der Raum als wichtiger Hebel für nachhaltigen Erfolg genutzt wird.

Drei Archetypen hybrider Arbeitsstrategien

Ganz einfach kann man den strategischen Wandel an drei Archetypen erkennen, die wir in der Diskussion um hybride Arbeit ausgemacht haben. Sie zeigen, wie Organisationen hybride Arbeit entweder als Chance für Transformation oder – im Gegenteil – als reaktionäre Anpassung behandeln. Diese Archetypen helfen, den strategischen Impuls und die dahinterliegenden Überzeugungen besser zu erkennen. 

Archetyp „Protect Organization“: Der Erhalt der Präsenzkultur

  • Situation: Unternehmen, die sich stark an etablierten Strukturen und Arbeitsweisen orientieren, sehen die Präsenzkultur als wesentlichen Erfolgsfaktor. Hier wird die physische Nähe als entscheidend für das Wohl und die Effektivität der Mitarbeitenden betrachtet.
  • Standpunkt: Für diesen Typ ist das Büro der Ort, an dem Innovation, Koordination und eine starke Identität entstehen. Remote-Arbeit wird als Risiko für die Unternehmenskultur gesehen.
  • Hybrid-Motivation: Hybrides Arbeiten wird eingeführt, um attraktiv für Talente zu bleiben und dennoch die Präsenzkultur zu bewahren. Dieser Typ sieht die Hybridarbeit oft als notwendiges Übel und strebt danach, ein Minimum an Remote-Anteil zu erlauben.

Archetyp „Optimize Performance“: Der pragmatische Weg zum besten aus beiden Welten

  • Situation: Diese Organisationen sind ergebnisorientiert und versuchen, das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Der Fokus liegt darauf, hybride Arbeitsweisen empirisch zu erproben und so Leistung zu optimieren.
  • Standpunkt: Sie setzen auf hybride Arbeitsformen, um die Produktivität zu steigern und Mitarbeitern mehr Flexibilität zu bieten. Hier wird die Entscheidung für hybride Modelle datengetrieben und pragmatisch getroffen.
  • Hybrid-Motivation: Der Mittelweg – Hybrides Arbeiten wird hier als Performance-Booster betrachtet. Das mittlere Management hat die Aufgabe, sinnvolle hybride Lösungen zu entwickeln und anzuwenden, um den Output zu maximieren.

Archetyp „Empower People“: Die dezentrale Organisation als Ziel

  • Situation: Für diese Organisationen ist eine dezentrale, selbstverantwortliche Arbeitsweise das erklärte Ziel. Sie verstehen hybride Arbeitsmodelle als Beschleuniger für „New Work“ und legen großen Wert auf Eigenverantwortung und Freiheit.
  • Standpunkt: Wertschätzung und Leistung gehen hier Hand in Hand. Die Organisation setzt auf Vertrauen in die Mitarbeitenden und gibt ihnen die Freiheit, ihre Arbeitsweise selbst zu gestalten.
  • Hybrid-Motivation: Hier wird das hybride Arbeiten aktiv gefördert, um Innovation und Selbstverantwortung zu stärken. Der Fokus liegt auf sozialer Interaktion und einer flexiblen Arbeitskultur, die sich am individuellen Bedarf orientiert.

Wie investieren diese Archetypen in ihre Arbeitskultur?

1. Archetyp „Protect Organization“: Fokussierung auf Präsenz und Identität im Büro

Da dieser Archetyp die Präsenzkultur als wichtigen Erfolgsfaktor betrachtet, sollten die Investitionen darauf abzielen, die Attraktivität und Effizienz des Büros zu maximieren:

  • Office Design: Investieren in repräsentative, funktionale und inspirierende Büroflächen, die ein starkes Zugehörigkeitsgefühl fördern und Raum für Kollaboration und Innovation schaffen. Ziel ist es, das Büro so attraktiv zu gestalten, dass Mitarbeitende gern dort arbeiten.
  • Präsenz-Kultur stärken: Budget für Events, Team-Building-Maßnahmen und andere gemeinsame Aktivitäten, die das „Wir-Gefühl“ stärken und die Identität der Organisation betonen.
  • Technologie für hybride Meetings: Damit auch diejenigen Mitarbeitenden integriert werden, die gelegentlich remote arbeiten, sollten Investitionen in Konferenztechnik, die nahtlose und hochwertige Kommunikation zwischen Büro und Remote-Mitarbeitern ermöglicht, erfolgen.
  • Remote-fähige Arbeitsplätze: Auch wenn der Fokus auf Präsenz liegt, sollte das Arbeiten im Home-Office unterstützt werden, um die Flexibilität zu erhalten und attraktiv für Talente zu bleiben.

2. Archetyp „Optimize Performance“: Maximierung von Effizienz und Leistung

Dieser pragmatische Typ ist auf eine optimale Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden ausgerichtet und wählt Investitionen, die sowohl Flexibilität als auch Produktivität unterstützen:

  • Flexible Arbeitsplatzgestaltung: Investitionen in modulare und leicht anpassbare Büroflächen, die je nach Bedarf für individuelle Konzentrationsphasen, Teamarbeit oder größere Meetings umgestaltet werden können. Activity Based Working ist hier eine sinnvolle Strategie.
  • Management-Entwicklung: Mittel für Schulungen des mittleren Managements, um hybride Teams effektiv zu führen und klare Performance-Ziele im hybriden Kontext zu setzen. Manager sollten befähigt werden, produktive, hybride Arbeitsstrukturen zu gestalten und anzupassen.
  • Technologie und Tools: Investitionen in hochwertige digitale Tools für kollaboratives Arbeiten und Datenaustausch, die die Effizienz der Mitarbeitenden steigern, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Diese Tools sollten Daten für eine kontinuierliche Optimierung des Arbeitsmodells liefern.
  • Hybrid Work Guidelines: Eine klare Kommunikationsstrategie und Leitfäden für hybride Arbeit, die Transparenz schaffen und die Erwartungen im Team klar kommunizieren. Dies umfasst Regelungen zu Office-Tagen, Kernarbeitszeiten und flexiblen Arbeitsmodi.

3. Archetyp „Empower People“: Förderung von Eigenverantwortung und Dezentralität

Da dieser Archetyp auf eine dezentrale und selbstorganisierte Arbeitsweise setzt, sollten die Investitionen auf die Unterstützung von Autonomie und die Ermöglichung kreativer, individueller Arbeitsmethoden ausgerichtet sein:

  • Remote-Infrastruktur: Bereitstellung umfassender Tools und Infrastruktur für Remote-Arbeit, einschließlich ergonomischer Arbeitsmöbel für das Home-Office, leistungsstarker VPNs und digitaler Plattformen, die eine sichere, verlässliche und flexible Zusammenarbeit ermöglichen.
  • Förderung sozialer Interaktion: Budget für virtuelle und physische Events, um auch bei dezentralen Teams den Austausch und die Verbindung zu fördern. Regelmäßige Treffen, die das Netzwerk stärken und Innovationsprozesse anregen, sind hier entscheidend.
  • Personalisierte Weiterentwicklung: Investitionen in Lernplattformen und individuelle Weiterbildungsangebote, die Mitarbeitende gezielt fördern und ihnen ermöglichen, sich entsprechend ihrer Bedürfnisse weiterzuentwickeln.
  • Flexible Raumkonzepte: Da das Büro nicht im Mittelpunkt steht, sollte das Office eher als „Clubhaus“ oder Begegnungsstätte gestaltet werden – für gelegentliche Treffen und kreative Zusammenarbeit. Hier sind gemütliche, inspirierende Räume gefragt, die eine zwanglose Atmosphäre bieten.

Der strategische Zusammenhang zwischen Raum und Organisationsentwicklung

Die Frage, wie Raum und Strategie einer Organisation zusammenpassen, ist zentral für eine nachhaltige und zielgerichtete Entwicklung. Das Dark Horse Strategie-Hexagon bietet dabei eine nützliche Struktur, um diesen Zusammenhang zu analysieren und die Rolle des Raums als strategisches Element zu definieren.

  1. Zweck (Purpose): Der Zweck einer Organisation bildet das Fundament. Hier geht es um die Frage, welchen langfristigen Beitrag die Organisation leisten möchte. Der Raum sollte diesen Zweck unterstützen – etwa durch Gestaltungselemente, die die Identität und Mission der Organisation widerspiegeln und fördern.
  2. Kultur: Räume prägen und fördern die Unternehmenskultur. Ein offenes, kollaboratives Umfeld kann Teamarbeit und Innovation fördern, während stille, fokussierte Zonen die Produktivität und Konzentration unterstützen. Der Raum wird zum physisch erlebbaren Ausdruck der Organisationskultur.
  3. Struktur: Die physische Struktur des Raums sollte mit der strukturellen Organisation übereinstimmen. Flexibilität, klare Wegführungen und sinnvoll aufgeteilte Arbeitsbereiche unterstützen die internen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit.
  4. Kompetenz: Die Gestaltung des Raums kann darauf ausgerichtet sein, Kompetenzen zu fördern. Beispielsweise können Lern- und Kreativräume Mitarbeitende motivieren, sich weiterzubilden und innovative Lösungen zu entwickeln.
  5. Wertversprechen: Das Wertversprechen gegenüber Kundinnen und Partnerinnen spiegelt sich auch im Raum wider. Offene und zugängliche Räumlichkeiten können z.B. zeigen, dass Transparenz und Kundenzentrierung im Mittelpunkt stehen.
  6. Spielfeld: Das Umfeld, in dem die Organisation agiert, sollte sich auch im Raum widerspiegeln. Wenn das Unternehmen agiles Arbeiten oder innovative Denkweisen fördern möchte, sollte der Raum genau diese Flexibilität bieten.

Die äußeren Rahmenbedingungen – von Shareholdern, über Kund*innen und Wettbewerb bis hin zu Welt & Gesellschaft – lenken die strategische Adaption und Zukunftsgestaltung der Organisation. Raum wird hier nicht nur als physischer Ort, sondern als strategische Intervention betrachtet, um eine Identität zu schaffen, den Zweck der Organisation zu unterstreichen und Kompetenzen zu fördern.

Sieben Interventionen für Kultur- und Raumveränderung

Bevor eine Organisation mit Rauminterventionen beginnt, sollte klar sein, welche strategische und kulturelle Wirkung der Raum tatsächlich erzielen soll. Ein gut durchdachter Raum ist nicht nur ein ästhetisches Statement, sondern ein aktives Element, das die Unternehmenskultur prägt und unterstützt. Um diese Wirkung zu erzielen, gehen räumliche und kulturelle Maßnahmen Hand in Hand.

Man muss jedoch nicht immer gleich die „große Keule“ schwingen. Oft ist es effektiver, mit mehreren kleineren Interventionen zu starten und diese strategisch zu kombinieren. So können Organisationen verschiedene Maßnahmen testen und beobachten, welche tatsächlich die gewünschte Wirkung haben.

Im gezeigten Bild sind Beispiele für verschiedene Interventionen aufgeführt, die sich in Intensität und Ausrichtung unterscheiden:

  1. Pilotprojekt „Marktplatz“: Ein kleiner Prototyp, bei dem ein Bereich des Büros in eine offene Kommunikationszone umgestaltet wird. Fördert spontane Interaktion und informellen Austausch, ohne eine komplette Umstrukturierung zu erfordern.
  2. Office Re-Design: Eine etwas umfassendere Intervention. Durch ein gezieltes Re-Design können Arbeitsbereiche flexibler gestaltet werden, um kollaboratives Arbeiten und Konzentrationsphasen gleichermaßen zu unterstützen.
  3. Umzug in ein neues Gebäude: Eine größere Veränderung und mit starker Wirkung auf die gesamte Organisation. Bietet die Chance, das Büro vollständig neu zu denken und an die modernen Arbeitsbedürfnisse anzupassen.
  4. Feedback-Kultur etablieren: Zielt darauf ab, einen kontinuierlichen Austausch zu fördern. Eine starke Feedback-Kultur kann dazu beitragen, den Raum auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abzustimmen und steigert die Offenheit für zukünftige Anpassungen.
  5. Neue Meeting-Regeln: Eine kleine, gezielte kulturelle Maßnahme mit starker Wirkung auf die tägliche Zusammenarbeit. Neue Meeting-Regeln können die Effizienz und Struktur von Meetings verbessern.
  6. Open Door Policy: Ebenfalls eine kleine Intervention mit Auswirkung auf das Day-to-Day-Life. Eine Open Door Policy fördert den informellen Austausch und die Zugänglichkeit innerhalb der Organisation.
  7. Projekte im Sprintformat umsetzen: Eine agile Arbeitsweise kann unterstützend wirken, da sie Flexibilität und schnelle Reaktionen auf Veränderungen ermöglicht. Diese Methode kann durch flexible Raumgestaltung unterstützt werden, die den Wechsel zwischen konzentriertem Arbeiten und schnellem Austausch ermöglicht.

Fazit: Raum als strategische Ressource für kulturelle Transformation

Es lohnt sich also, Arbeitsräume nicht nur finanziell oder kulturell zu betrachten, sondern sie als strategisches Asset zu sehen. Statt den Raum lediglich als repräsentatives Element zu sehen, ermöglicht eine durchdachte Raumgestaltung, langfristige Ziele wie Eigenverantwortung, Innovation und Flexibilität zu fördern.

Dabei sind es oft die kleinen, miteinander kombinierten Maßnahmen, die eine nachhaltige Wirkung entfalten. Diese Art der schrittweisen Transformation ermöglicht es Organisationen, den Raum schrittweise an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen und das Potenzial des Arbeitsplatzes als zentrale Ressource für kulturelle und organisatorische Entwicklung voll auszuschöpfen.

Mit diesem Ansatz wird der Raum zur lebendigen Ausdrucksform der Strategie und Kultur – ein Umfeld, das Mitarbeitende nicht nur unterstützt, sondern inspiriert und aktiviert.

Mehr erfahren im persönlichen Gespräch:

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert